INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Czech Snowboardcross team z.s.
- ÚVODNÍ USTANOVENÍ
- základní informace o zpracování osobních údajů
- Czech Snowboardcross team z.s., IČO: 28560990, se sídlem Čestmírova 1360/29, 140 00 Praha 4 (dále jen „Spolek“, „klub“ nebo jen „my“), jako správce Vašich osobních údajů tímto vydává informační memorandum o zpracování osobních údajů (dále jen „Memorandum“).
- Účelem tohoto Memoranda je informovat Vás jakožto subjekty údajů (dále jen „Vy“) o zpracování Vašich osobních údajů prováděném ze strany Spolku a o Vašich právech souvisejících s tímto zpracováním.
- Toto Memorandum může být měněno a doplňováno. Aktuální znění tohoto Memoranda naleznete na adrese http://snowboardcross.eu. Doporučujeme, abyste s aktuálním zněním Memoranda pravidelně seznamovali.
- Kontaktní údaje Spolku
- Budete-li mít jakékoliv dotazy týkající se problematiky zpracování Vašich osobních údajů a jejich ochrany, kontaktujte nás prostřednictvím kteréhokoliv z následujících komunikačních kanálů:
- na telefonním čísle 00420/736540648;
- na e-mailové adrese info@snowboardcross.eu
- SOULAD S PRÁVNÍMI PŘEDPISY A ZÁKLADNÍ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ
- Soulad s právními předpisy
- Ochrana Vašich osobních údajů je naší prioritou a při zpracování Vašich osobních údajů tak dodržujeme veškeré povinnosti a plníme veškeré požadavky stanovené příslušnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
- Základní zásady zpracování osobních údajů
- Při zpracování osobních údajů se řídíme následujícími základními zásadami zpracování osobních údajů.
Zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti
- Vaše osobní údaje zpracováváme korektně a zákonným a transparentním způsobem.
Zásada účelového omezení
- Shromažďujeme (a zpracováváme) Vaše osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a současně je dále nezpracováváme způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
Zásada minimalizace údajů
- Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze v rozsahu, který je pro účely zpracování Vašich osobních údajů přiměřený, relevantní a nezbytný.
Zásada přesnosti
- Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a v případě potřeby Vaše osobní údaje aktualizujeme.
Zásada omezení uložení
- Zpracováváme (ukládáme) Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování Vašich osobních údajů, příp. po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
Zásada integrity a důvěrnosti
- Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze způsobem zajišťujícím náležité zabezpečení Vašich osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Zásada odpovědnosti
- Neseme odpovědnost za dodržování výše uvedených zásad zpracování a za soulad zpracování Vašich osobních údajů v souladu s právními předpisy.
- ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE
- kategorie osobních údajů
- V závislosti na Vašem postavení vůči Spolku o Vás zpracováváme následující osobní údaje (kategorie osobních údajů):
- Členové Spolku
Pokud jste členové Spolku, zpracováváme o Vás následující osobní údaje:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo)
- Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
- Údaje o Vašich rodičích (jméno, příjmení, kontaktní údaje)
- Sportovní zkušenosti
- Fotografie, videa
- Zdravotní stav
- Reprezentanti
Pokud jste reprezentanti České republiky ve snowboardingu a využíváte služeb našeho klubu, zpracováváme o Vás následující osobní údaje:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo)
- Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
- Údaje o Vašich rodičích (jméno, příjmení, kontaktní údaje)
- Sportovní zkušenosti
- Fotografie, videa
- Zdravotní stav
- Účastníci snowboardových campů
Pokud podáte přihlášku k účastni na snowboardový camp a následně se snowboardového campu účastníte, zpracováváme o Vás následující osobní údaje:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo)
- Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
- Údaje o Vašich rodičích (jméno, příjmení, kontaktní údaje)
- Fotografie, videa
- Sportovní zkušenosti
- Zdravotní stav
- Trenéři
Pokud jste našimi trenéry či podáte přihlášku k účastni na školení trenérů a následně se školení účastníte, zpracováváme o Vás následující osobní údaje:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození)
- Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
- Fotografie, videa
- Sportovní zkušenosti
- Návštěvníci klubu
Pokud využijete služby našeho klubu, můžeme o Vás zpracovávat následující osobní údaje:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození)
- Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
- Údaje o Vašich rodičích (jméno, příjmení, kontaktní údaje)
- Fotografie, videa
- Návštěvníci webu
Pokud jste návštěvníky webu, zpracováváme o Vás následující osobní údaje:
- IP adresu
- Hash (údaj o Vašem zařízení, ze kterého navštěvujete webovou stánku)
- Uchazeči o zaměstnání či externí spolupráci
Pokud se ucházíte o zaměstnání ve Spolku nebo o externí spolupráci se Spolkem, zpracováváme Vás následující osobní údaje:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození)
- Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
- Pracovní zkušenosti a jiné dovednosti uvedené ve Vašich životopisech
- Platební údaje (číslo účtu)
- Obchodní partneři/sponzoři
Pokud jste našimi obchodními partnery nebo sponzory, zpracováváme Vás následující osobní údaje:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození)
- Kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo či e-mailová adresa)
- Platební údaje (číslo účtu)
- Je možné, že o Vás zpracováváme i další osobní údaje zde výslovně neuvedené (např. v případě vzniklého dluhu vůči Vaší osobě), nicméně se v každém případě bude jednat o osobní údaje nezbytné pro plnění účelů uvedených v tomto Memorandu.
- Vaše osobní údaje získáváme primárně od Vás, a to zejména v rámci podání přihlášky do Spolku. Vaše osobní údaje můžeme dále získávat z registrace ve Svazu lyžařů, z přihlášky na kemp či školení trenérů aj. Pokud Vás zajímá konkrétní zdroj zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás s tímto dotazem obrátit.
- účely zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a Spolkem
Pokud jste se Spolkem uzavřeli nějakou smlouvu (např. smlouvu o členství, smlouvu o spolupráci v oblasti sportovní přípravy, marketingu a poskytování servisních služeb či smlouvo o sponzoringu nebo o dodávkách zboží), Spolek zpracovává Vaše osobní údaje na základě této smlouvy. Patří sem i předsmluvní vyjednávání smluv, plnění práv a povinností ze smluv vyplývajících, vedení evidence smluv a související komunikace se členy klubu či obchodními partnery.
V případě zpracování prováděného z důvodu plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a Spolkem zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu trvání příslušného smluvního vztahu a po dobu maximálně deseti (10) let od ukončení příslušného smluvního vztahu.
Zpracování osobních údajů z důvodu plnění povinností stanovených právními předpisy
Na základě tohoto právního důvodu zpracovává Spolek osobní údaje, protože to po Spolku vyžadují různé právní předpisy, mimo jiné daňové předpisy, účetní předpisy, předpisy v oblasti archivnictví, a další právní předpisy stanovící Spolku různé informační či oznamovací povinností vůči orgánům státní správy a soudům.
V případě zpracování založeného na plnění povinností stanovených právními předpisy zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu určenou příslušnými právními předpisy.
Zpracování osobních údajů z důvodu oprávněných zájmů
Spolek dále zpracovává Vaše osobní údaje i z důvodu tzv. oprávněných zájmů Spolku, to však vždy pouze za podmínky, že před oprávněnými zájmy Spolku nebo třetích osob nemají přednost Vaše zájmy nebo Vaše základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů.
V případě Spolku prováděného zpracování se jedná o následující oprávněné zájmy Spolku:
▪ řízení a správa Spolku, tedy pro účely zajištění efektivního řízení, administrace, správy a fungování Spolku a komunikace v rámci i v ně Spolku;
V tomto případě zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu Vašeho členství v klubu nebo po dobu spolupráce se Spolkem, jinak po dobu dvou (2) let ode dne shromáždění osobních údajů;
▪ ochrana právních zájmů (nároků) Spolku, tedy pro účely určení, výkonu a ochrany práv, právních nároků a jiných právních zájmů Spolku a třetích osob, zejména členů Spolku.
V tomto případě zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu trvání příslušného smluvního vztahu a po dobu deseti (10) let od ukončení příslušného smluvního vztahu, jinak po dobu deseti (10) let od shromáždění osobních údajů.
▪ nábor trenérů, členů a zaměstnanců/spolupracujících osob, tedy pro účely náboru nových trenérů, členů či zaměstnanců/spolupracujících osob.
V tomto případě zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu trvání vyjednávání o Vašem členství, trénování či zaměstnání nebo jiné spolupráce v klubu a dále po dobu maximálně (3) let od shromáždění osobních údajů.
▪ pořádání tréninků, soustředění a závodů, tedy pro účely konání tréninků, soustředění a závodů členů i nečlenů Spolku.
Spolek z tréninků, soustředění a závodů pořizuje videonahrávky za účelem následného použití pro zlepšení dovedností sportovce. Spolek může dále pořizovat fotografie či videa z tréninků, soustředění a závodů a následně je zveřejňovat na svých facebookových či webových stránkách www.snowboardcross.eu.
V tomto případě zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu po dobu trvání Vašeho členství nebo spolupráce v klubu, jinak po dobu dvou (2) let od shromáždění osobních údajů.
▪ marketing a propagace, tedy pro účely propagace Spolku, akcí pořádaných Spolkem a rozšiřování povědomí o daném sportu, a to zejména zasílání e-mailových sdělení o plánovaných akcích Spolku.
Spolek na akcích pořádaných klubem či jiným sportovním spolkem nebo asociací pořizuje fotografie či videa, které následně zveřejňuje na facebookových či webových stránkách www.snowboardcross.eu.
V tomto případě zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu po dobu trvání Vašeho členství nebo spolupráce v klubu, jinak po dobu dvou (2) let od shromáždění osobních údajů.
▪ návštěva webových stránek Spolku, tedy pro účely efektivního fungování webových stránek klubu.
V tomto případě zpracovává Spolek Vaše osobní údaje maximálně po dobu (1) roku od shromáždění osobních údajů.
Zpracování osobních údajů na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů
Vaše osobní údaje konečně Spolek může zpracovávat též na základě Vašeho souhlasu, to však samozřejmě pouze v případě, že jste Spolku Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů poskytli. V takovém případě samozřejmě Spolek zpracovává Vaše osobní údaje pouze pro ty účely zpracování osobních údajů, pro které jste Spolku Váš souhlas udělili.
Poskytnutí Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné a máte právo Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoliv odvolat.
V případě zpracování osobních údajů prováděného na základě Vašeho souhlasu zpracovává Spolek Vaše osobní údaje po dobu uvedenou v příslušném souhlasu (či po dobu Vám jinak prokazatelně sdělenou).
- Příjemci (kategorie příjemců) osobních údajů
- Vaše osobní údaje jsou v souvislosti se shora uvedenými účely předávány třetím osobám, které jsou označovány jako příjemci osobních údajů. Jedná se zejména o externí účetní a dále o společnosti (či o fyzické osoby) nebo trenéry, se kterými Spolek spolupracuje buď jako se svými partery nebo při využívání služeb těchto osob (např. v rámci zajištění ubytování, pojištění, závodů aj.), případně v rámci plnění svých zákonných povinností.
- Spolek dále předává Vaše osobní údaje těmto svazům:
Svaz lyžařů České republiky z.s. (registrovaní členové Spolku jsou zároveň i členy SLČR)
Pražský svaz lyžařů z.s.
- Předávání osobních údajů do třetích zemí
- Vaše osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.
- VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů prováděným ze strany Spolku máte následující práva.
Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
V případě, že Spolek zpracovává Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoli odvolat, a to v celém rozsahu či jen částečně ve vztahu k jen některým Vašim osobním údajům nebo jen některým účelům zpracování.
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo získat od Spolku potvrzení o tom, zda jsou Vaše osobní údaje Spolkem zpracovávány (či nikoliv), a pokud ano, tak právo získat přístup k Vašim osobním údajům.
Právo na opravu a doplnění osobních údajů
Máte právo na to, aby Spolek bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje týkající se Vaší osoby. S přihlédnutím k účelům zpracování máte též právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Máte právo na to, aby Spolek bez zbytečného odkladu vymazala Vaše osobní údaje, a to pokud: (a) již nejsou Vaše osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly Spolkem shromážděny; (b) odvoláte Váš souhlas se zpracováním, pokud Spolek zpracovává Vaše osobní na základě Vašeho souhlasu, a současně pokud neexistuje žádný jiný právní důvod zpracování Vašich osobních údajů; (c) vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a současně nebudou existovat žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování; (d) vznesete námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu; (e) osobní údaje byly ze strany Spolku zpracovány protiprávně; nebo (f) Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy, jimiž je Spolek vázán.
Právo na omezení zpracování
Máte právo na to, aby Spolek omezil zpracování Vašich osobních údajů, a to v následujících případech: (a) budete popírat přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Spolek mohl přesnost osobních údajů ověřit; (b) zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní a budete odmítat výmaz osobních údajů a místo toho žádat o omezení jejich použití; (c) Spolek již nebude Vaše osobní potřebovat pro účely zpracování, ale Vy je budete požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků; nebo (d) vznesete námitku proti zpracování, a to na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Spolku převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
Právo na přenositelnost údajů
Máte právo po nás vyžadovat, aby Spolek předal Vaše osobní údaje (které jste Spolku sami poskytli) jinému správci (tj. osobě, kterou si sami určíte), to však pouze pokud: (a) bude zpracování Vašich osobních údajů založeno na Vašem souhlasu nebo na plnění smlouvy mezi Spolkem a Vaší osobou; a (b) bude zpracování Vašich osobních údajů prováděno Spolkem automatizovaně (tedy nikoliv manuálně).
Právo vznést námitku
Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na oprávněném zájmu – v případě uplatnění této námitky nebude Spolek Vaše osobní údaje dále zpracovávat, ledaže (a) Spolek prokáže závažné oprávněné důvody pro takové zpracování, které budou převažovat nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo (b) to bude nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Dále máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu.
Právo na náhradu újmy
Vůči Spolku máte právo na náhradu veškeré (hmotné či nehmotné) újmy, která Vám vznikne porušením povinností Spolek v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů.
Právo podat stížnost u dozorového orgánu
V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů ze strany Spolku či nevyhoví-li Spolek Vaší žádosti týkající se Vašich osobních údajů, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů jako dozorový úřad v oblasti ochrany osobních údajů. Na Úřad pro ochranu osobních údajů se však můžete obrátit i bez předchozí žádosti adresované Spolku.
Úřad pro ochranu osobních údajů lze kontaktovat prostřednictvím následujících komunikačních kanálů:
- na telefonním čísle: +420 234 665 111; či
- na e-mailové adrese: posta@uoou.cz.
Právo na soudní ochranu
V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů či v případě zjištění porušení Vašich práv v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte právo na účinnou soudní ochranu.